Kun kiireestä tulee pysyvä tila, johtajalta vaaditaan rohkeutta viheltää peli poikki

Mutta eihän niin voi tehdä, kun on kiire.

Vai voisiko sittenkin? Joskus tilanne vaatii reipasta toimintaa, eikä ajattelulle ole tilaa. Tällöin kuitenkin on kyse poikkeustilanteesta – tai ainakin pitäisi olla. Jos kiire on ns. normaali työnteon tapa, se syö organisaation tuloksenteon kykyä ja innovatiivisuutta. Lisäksi pitkään jatkuva poikkeustila väsyttää kaikkein aikaansaavinta viidennestä organisaation toimijoista, eli niitä ihmisiä jotka tekevät suurimman osan organisaation tuloksesta ja toiminnan kehittämisestä.

Kannattaakin silloin tällöin pysähtyä kysymään itseltään, onko meidän organisaatiollamme varaa käyttää aikaa kiireessä tehtyihin puolittaisiin päätöksiin, väsymyksestä syntyviin virheisiin, puutteelliseen tietoon, väärinymmärryksiin, sairauspoissaoloihin ja laskevaan laatuun.

Valmentavan johtajuuden paradoksi on, että pysähtymistä tarvitaan eniten juuri silloin, kun siihen ei olisi aikaa.

Esimies voi tukea siirtymistä kohelluksesta konkreettiseen tekemiseen yllättävän helposti ja myös kiireen keskellä kysymällä esimerkiksi seuraavista kolmesta asiasta:

 
1.Tärkeysjärjestyksestä (= palauta perusasioihin ja tarkoitukseen)

• Mikä on tiimimme tärkein tehtävä?
• Minkä tekemisestä asiakkaamme hyötyy kaikkein eniten juuri nyt?
• Minkä tekemisestä asiakas ja me itse hyödymme eniten, kun katsotaan tätä hetkeä pidempää aikaväliä?
• Miten varmistetaan, että edellä kertomasi asiat näkyvät molemmat kalenterissasi?
• Onko kalenterissasi jotakin, jonka tekemisen voit jättää vähemmälle? Mitä pitäisi delegoida muualle?
• Mikä auttaa sinua pitämään kiinni kalenteriisi jääneistä tehtävistä?
• Onko pidemmän tähtäimen työlle varattu sinun mielestäsi riittävästi aikaa?

 
2. Resursseista, prosesseista ja tuesta (= etsitään systeemistä kehitettävää ja tarjotaan tukea)

• Onko tekemisen tielle syntynyt turhia prosesseja jotka syövät aikaa tärkeämmiltä asioilta?
• Kuka tai mikä voi tukea turhien prosessien kumoamista?
• Kenellä on valtuutus muuttaa käytäntöjä?
• Millaista apua, tukea, osaamista, tietoa ym. tarvitset, jotta saat aikaan sen, mitä tarvitaan?
• Mitä minä voin tehdä, jotta sinulla olisi hyvä tehdä työtäsi? Entä mitä sinä voit tehdä? (Ideoidaanpa hetki yhdessä.)

 
3.Yhteisestä tekemisestä ja tuloksesta (=vahvista viestiä keskinäisestä tuesta ja yhteistyön hyödyistä)

• Millaista apua tarvitset tehtävässäsi tiimiltä juuri nyt?
• Miten varmistetaan, että sinun työstäsi kulkee riittävästi tietoa? Kenelle ja milloin viestien pitää lähteä?
• Tarvitaanko riittävän viestinnän varmistamiseksi viestintäsuunnitelma? Millaisia asioita sinne pitäisi laittaa?
• Miten toimimalla tuet kollegoitasi parhaiten oman työsi kautta?
• Miten varmistat, ettei yhteistyö ja viestintä kollegoiden kanssa unohdu kiireessä?

 
Kysyttyäsi edellä listatut olet jo ISON askeleen edellä niitä, jotka toimivat kysymättä koskaan miksi ja miten. Näillä kysymyksillä saat haltuusi kiireen ja edistät tiimin pitkän tähtäimen kehittämistä.