Kiireisen alaisen pysäyttäminen

lokakuu 27, 2017 in Kaikki artikkelit, Kysyvät Kuvat, Tuloksen parantaminen

Mistä tunnistat ihmisen jolla on liian kiire? Miten ylikierroksilla olevaan saa ylipäänsä yhteyden?

”Tietyllä tapaa vaikeimpia alaisia minulle ovat ne, jotka ovat niin hyviä, että heitä pyydetään moneen juttuun yhtä aikaa. Hyvinkin olennaista tietoa saattaa helposti jäädä tällaisen hyvän tekijän pöydältä matkan varrelle, erityisesti kun itselläkin on kiire.

Pelkona on, että oma tai alaisen työhyvinvointi ja tehokkuus rapistuvat ilman että on oikein missään vaiheessa pysähdytty pohtimaan, mikä on kokonaisuutena järkevää – puhumattakaan siitä, että tuotettaisiin bisnekseen mitään oikeasti uutta.

Pahimmassa tapauksessa kiire johtaa siihen, että langanpäitä alkaa putoilla ja selviää, että siellä on isoja juttuja tekemättä.” –
Esimies, asiantuntijaorganisaatio, IT-ala-

 
Ennen kuin kiire muuttuu kaaokseksi, johtajalta vaaditaan osaamista viheltää peli poikki – mieluiten jo ennen kuin pallot alkavat putoilla. Tässä on muutamia kysymyksiä, joiden avulla haastaa säntäilevä alainen pohtimaan tilannettaan:

  • Sopiiko sinulle, että pysäytetään tekeminen hetkeksi ja jutellaan kokonaisuudesta hetki?
  • Mikä juuri nyt on työpöydälläsi sellaista, joka on erityisen kiireellistä?
  • Minkä tekeminen on juuri nyt kaikkein olennaisinta? Entä sen jälkeen seuraavaksi?
  • Mikä auttaa sinua pysymään kartalla kaikista tehtävistä, aikatauluista ja muistamista vaativista asioista?
  • Kun mietit itseäsi tässä hetkessä mahdollisimman tehokkaana ja keskittymiskykyisenä, niin millaisia ajatuksia se sinussa herättää?
  • Milloin olet viimeksi saanut keskittyä yhteen asiaan kerrallaan 25 minuuttia?
  • Mitkä tekijät auttavat sinua keskittymään? Miten niitä voi lisätä?
  • Mitkä muut tekijät lisäävät tehokkuuttasi?
  • Millä toimenpiteillä ja aikataululla uskot tilanteen helpottavan? Millainen tilanteesi on silloin? Mitä nykytilanteen ja kuvailemasi tulevaisuuden välillä on tapahtunut?

 
Erityisen tiukkaa haastetta kaipaava johtaja saattaa haluta samalla luoda silmäyksen myös omaan toimintaansa. Millaisen esimerkin itse annat suhteessa työhön ja kiireeseen? Millaisia arvoja sinun työtapasi edustaa?

PS: Bonuksena haluamme mainita tekniikan, josta olet saattanutkin jo kuulla. Sen nimi on Pomodoro ja löydät siitä netistä paljon tietoa ko. hakusanalla. Se auttaa vähentämään säntäilyä ja pitämään huolta työn tehokkuudesta kesken kiireisemmänkin ajan. Tätä tekniikkaa suosittelevat monet keskittymisaikaa tarvitsevat ammattilaiset. Siinä tehtävät työt tehdään 25 minuutin (+5 min tauko) jaksoissa, mikä on keskittymisen kannalta erittäin tehokas ajanjakso.

Kirjoitus julkaistu alunperin Rohkean johtajan blogissa.